Onder andere AEGON, hoofdsponsor van Ajax, verzorgt voor haar evenementen het gehele uitnodigingstraject met de Hospitality manager. De Hospitality manager biedt uitkomst voor het aanvragen van evenemententickets binnen grote organisaties. Op één plek kunnen de medewerkers alle gesponsorde evenementen vinden en tickets aanvragen.
Onderstaand vindt u de features van de basisversie van de Hospitality manager. U kunt de Hospitality manager naar eigen wens inrichten met de opties uit de Optielijst.
Features
Evenementen / Workshops beheren & organiseren
In de Hospitality manager kunnen evenementen worden aangemaakt waaraan een onbeperkt aantal arrangementen / kaartsoorten kunnen worden gehangen. Indien een arrangement ook workshops bevat dan kunt u hier de dagdelen en workshops toevoegen. Nadat de informatie is ingevoerd kunnen de medewerkers van uw organisatie arrangementen aanvragen. De aanvragen worden weergegeven in het Admin-menu waar kan worden goed- of afgekeurd. De aanvrager ontvangt een bericht over de aanvraag nadat deze is gekeurd.
Gepersonaliseerd digitaal gasten uitnodigen
Indien de aanvraag is goedgekeurd kunnen de gasten snel en gemakkelijk worden uitgenodigd d.m.v. de Hospitality manager. De ontvanger vult de gastenlijst en nodigt de gast uit. De gast ontvangt een een gepersonaliseerde uitnodiging. Via de link in de uitnodiging gaat de gast naar het registratiescherm. Hier kunnen de gegevens worden gecontroleerd en worden aangevuld.
Gepersonaliseerde uitnodigingsmappen creëren
Nadat alle gasten in de Hospitality manager hebben aangegeven of en met wie ze komen, de plaats is toegewezen (placeren), kunnen de ticketmappen / begeleidende brieven voor bij de tickets worden geschreven. Kies een template en voeg de tekst in. Is alles correct ingevuld? Dan worden de ticketmappen met een druk op de knop in certified PDF verstuurd naar het fulllfilmentbureau. Zij zorgen voor het digitaal printen, tickets toevoegen en versturen.
Bedrijfs- en gastgegevens beheren
De data in de Hospitality manager is snel in te beheren en te wijzigen zoals door de gebruikers als administrator. Koppelingen naar externe systemen of softwarepakketten dienen te worden onderzocht.
Rapporteren
Zo goed als alles wat wordt geregistreerd in de Hospitality manager kan op worden gerapporteerd. Rapportages worden automatisch in Excel aangeboden. De Hospitality manager heeft standaard al veel rapportages maar naar wens kunnen we rapportages ontwikkelen en toevoegen aan de applicatie.
Fotoalbum / Enquêteren
De fotograaf kan al tijdens het evenement aan de slag met het uploaden van de foto’s in de Hospitality manager. De gasten kunnen op hun persoonlijke pagina na het evenement de foto’s bekijken. Op de persoonlijk pagina is het mogelijk om naast informatie en foto’s ook een enquête aan te bieden aan uw gasten. De resultaten van de enquête worden opgeslagen in de database en weergegeven in de statistieken.
De Hospitality manager is modulair opgebouwd en kunt u daarom naar eigen wens inrichten. Wilt u de optielijst bekijken klik hier.
Nieuwsgierig geworden?
Op www.hospitalitymanager.nl is nog veel meer informatie te vinden over evenementen beheren, gasten uitnodigen, registreren en placeren. De uitleg wordt ondersteund flow charts om het nog begrijpelijker te maken.